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卸売業のための販売管理システム「ASPACシリーズ」

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卸売業のための業種・業態別「販売管理システム」
ASPACシリーズのご紹介

 卸売業は、製造業より商品を調達し、その得意先である小売店に商品を供給する、いわゆる「物的流通機能」と、それを実現する得意先からの受注や、製造業への発注といった、いわゆる「商的流通機能」を担っています。換言すれば「製」−「配」−「販」の中核に位置しているのが卸売業です。そして同時に、卸売業情報的側面からみると、卸売業は消費者の購買情報を小売店より収集し、その情報を製造業に提供する「情報的流通機能」として、サプライチェーンにおける重要な役割を果たしています。
 この「物的流通機能」「商的流通機能」「情報的流通機能」を推進するためのシステムが、卸売業のための「販売管理システム」です。それを一般的な図で表すと以下の通りです。

サプライチェーンと「販売管理システム」の機能体系図

 上図は販売管理システムの機能体系図です。卸売業の抱える課題を解決するためのシステム機能は、その業種や業態によって違います。ASPACシリーズは、上図の機能体系図に、業種・業態ごとに必要な課題解決機能を取込み、より的確に、お客様の経営課題解決に貢献できるために、『業種別、業態別のビジネスモデル強化支援型』の「販売管理システム」パッケージソフトとして提供しています。

業種・業態別パッケージ一覧

日用品・家庭用品卸売業向け 『ASPAC−消費財卸』
食品・菓子卸売業向け 『ASPAC−食品・菓子卸』
管工機材・建築資材卸売業向け 『ASPAC−生産財卸』
医療材料・機器卸売業 『ASPAC−医療材料・機器卸』
理美容商品卸売業 『ASPAC−理美容卸』
洋紙卸売業 『ASPAC−紙卸』
ねじ卸売業 『ASPAC−ねじ卸』

 ここからは卸売業における販売管理システムの各処理の概要についてASPACのシステム機能の特長を交えながら概説します。
 説明については、前述の販売管理システム機能体系図の各処理の中から『受注処理』『出荷処理』『在庫管理』『発注処理』『入荷処理』を抜粋してご紹介します。
 まずは、受注処理について説明します。

受注処理について

 受注処理では得意先からの注文を受け付け、内容を確認したうえで販売管理システムに受注情報として入力します。入力された受注情報は、在庫引当、出荷処理、売上計上、請求処理と順にシステムで処理されますので、注文内容を正確に入力することが重要です。
 受注情報をシステムに登録する方法は、EDIを利用して注文データから自動登録する方法と、電話やFAXの注文書から受注入力画面に入力する2種類の方法が一般的です。
 たとえば、消費財(日用品、食品、菓子他)業界の様にEDI化がすすんでいるところでは、得意先(小売店)からの注文はEOSとしてデータ化されています。

 まず、最初に消費財業界におけるEOSデータ(注文データ)の処理について説明します。

EOS:電子発注システム(Electronic Ordering System)

 卸売業では小売店からのEOSデータを自社の受注情報として取り込みます。
 受注情報として取込むことで、受注入力作業が不要になることと、間違いが防止できるため卸売業にとってメリットがあります。しかし、EOSのデータは小売店ごとにデータフォーマットが異なっています。卸売業では小売店ごとにEOSデータを受注情報として取込むためのプログラム開発が必要となり、その開発コストが負担となっています。
 ASPACでは、EOS開発コスト削減のため、データフォーマットを共通化するパラメタ登録機能により、プログラムレスでEOS対応を可能にしています。
 他にも流通BMSへの対応、納品データや請求データ他、メーカーと間で利用される業界EDIにも対応しています。
 以下に参考までに消費財業界のEOS含む各種データ取引(EDI)の全体概要図を掲載します。

消費財業界のEOS含む各種データ取引(EDI)の全体概要図イメージ

(卸とメーカーの間の業界標準EDI)
*プラネット ・・・日用品・化粧品、ペット用品・フード、OTC業界
*ハウネット ・・・食品軽包装、家庭用品業界
*ファイネット ・・・酒類・加工食品業界
*e-お菓子ネット ・・・菓子業界

 次に、得意先からの注文が電話やfaxの場合の受注処理について説明します。
 この場合には注文書をもとに受注担当者が受注入力画面より受注情報をシステムに登録します。
 受注入力をおこなうためには、得意先や商品のコードを調べる必要がありますが、取扱商品が多い卸では商品マスタに十万点以上登録されることもあります。その膨大な商品マスタから、注文商品の商品コードを探さなければなりません。
 また、注文書には正確な商品名が記載されていないケースもあります。
 このような環境下において誰にでも、正確に受注入力をおこなえる様ASPACではさまざまな商品コードの検索方法を提供しています。

(検索機能例)
・メーカー、カテゴリ
・メーカー品番、JANコード
・商品名のあいまい検索(検索文字との一部一致検索)
・得意先取引履歴からの検索

 次に注文商品の取引方法について説明します。
 十万点以上もの商品を取り扱う卸においては、全ての商品を在庫にして受注即納対応をしているわけではありません。受注即納サービスが必要な商品については在庫しておきますが、それ以外は受注の都度メーカーから取寄せる手配をおこなう、もしくはメーカーに対し直送手配を行います。
 受注担当者がこの商品ごとの取引の特性が分からないと受注業務が滞ります。
 卸売業にとって、自社取扱商品の取引特性を整理・分類して、管理基準を決め、社内共有することが、業務の生産性向上、適正な在庫管理を実現する上で大変重要です。
 ASPACでは、この取引特性を商品管理区分として商品マスタに登録します。
 受注入力時にはこの区分をもとに、在庫出荷としての登録、メーカーに対する取寄せ・直送手配を同時におこなえます。ASPACではこの受注入力含め、商品取引特性に応じた受発注入出荷機能と在庫管理機能を提供しています。

 他にも受注処理(受注担当者)には以下のようにさまざまな仕事があります。
  ・販売単価の確認
  ・希望納期にあわせた出荷日の確定
  ・配送方法の指定(自社配送、路線便、営業持参)
  ・在庫不足時の営業や得意先への連絡、他物流拠点からの代替出荷判断
  ・取寄せや直送をおこなう際の発注先の確認
  ・信用限度額のチェック etc・・・ 

 販売単価については、都度営業に確認していては時間がかかりますから、取引事前に販売単価マスタを登録しておき、受注入力時に自動的に参照されるようにする必要があります。在庫不足時に営業に連絡するにしても、『商品が既にメーカーに発注されているか、またその入荷予定日、数量は』、など確認の上で連絡する必要があります。出荷日の確定においても得意先までの納品に要する日数の情報が必要です。
 ASPACではこのような多岐にわたる受注処理を支援するためのシステム機能を豊富に提供しています。是非各パッケージについて詳細をご確認ください。

出荷処理について

 つぎに商品の出荷ですが、この業務では得意先からの注文どおりの商品と数量を正確に出荷することが一番重要です。
 出荷処理の作業手順は、販売管理システムからピッキングリストの出力、それにもとづく商品ピッキング、検品、梱包、車への積み込みの順序ですすみます。
 ここでは、商品のピッキングと検品について説明します。
 物流センタの在庫商品は数千点から多いところでは数万点におよびます。
 卸売業ではコスト削減のために、ピッキング作業はパート・アルバイトの方でおこなうことが多いです。物流センタでは、このような商品知識の無い作業者でも、商品をピッキングできる様にするため、商品の置き場所にロケーション番号をつけます。
 ピッキングリストには、ロケーション番号と商品名、出荷数量をロケーション番号順に印字し、作業者はその順序に従い商品をピッキングします。

※ASPACのロケーション番号登録には、「ASPACの在庫管理」を参照ください。

 ピッキング作業は、作業担当者が得意先1件ごとに商品ピッキングをおこなうオーダーピッキングが一般的ですが、複数の得意先分をまとめた商品ごとの合計数量でピッキングを行い、商品を一所に集め、そこから得意先別に仕分作業を行うトータルピッキングが行われる場合もあります。(ASPACでは両方のピッキング方式に対応)

 次に、検品について説明します。
 出荷商品の間違いは、返品や再度の納品作業など、時間・コストの無駄を生じさせるだけでなく、得意先からの信用低下にもつながります。

 具体的に消費財業界を例にハンディターミナルを利用した検品について紹介します。
 消費財業界では、小売店から「ノー検品」を求められるケースがあります。小売店側が商品受入時の検品作業を省くことを目的に、卸売業に対し検品を徹底した間違いの無い納品を要求しています。日用品や食品などの商品には、JANバーコードが印字されています。卸売業では商品ピッキング時にJANバーコードをハンディターミナルでスキャン検品し間違いを防止します。
 また大型量販店の場合には、量販店側が物流センタをつくり、卸売業はそこに商品を納品します。このようなケースでは、ピッキングした商品を梱包した際に梱包単位にSCMラベルを貼り付け、SCMラベルのbニ梱包内容(商品・数量)をデータ化し、量販店の物流センタにASNデータとして送信する場合もあります。
 ASPACでは前述のハンディターミナルを用いたJAN検品機能、SCMラベル、ASNデータを作成するための梱包検品機能も提供しています。(JAN,ITFバーコード対応)
 他にも医療材料・機器を扱う卸売業様向けには、GS−128バーコードをスキャンする機能も用意しており、ロットトレースにも対応しています。

発注について

 次に発注について説明します。
 発注処理は在庫の状況を見ながらメーカーに在庫補充のための発注をおこなう業務で、発注内容を販売管理システムに対し発注情報として登録します。
 在庫過剰・欠品発生などはこの発注のあり方に左右されます。適正在庫の維持・管理の面からも重要な業務です。
 発注には直送の手配や取り寄せ手配なども含まれますがここでは在庫の補充発注とASPACの発注計算の方法について説明します。

 発注処理ではシステムへの発注情報登録とメーカーへの発注書の送付を行います。登録された発注情報から発注書を出力し仕入先に送付します。
発注書の仕入先への送付方法については、FAXが一般的ですが、現在では、システムを利用した自動FAX送信や発注データ送信(EDI)、メールで送信することもおこなわれます。(ASPACは自動FAX送信やEDIに対応)

 発注処理においては、発注タイミング(いつ発注するか)とその発注数量の決定が重要なポイントとなります。需要状況に対して発注数量が少なければ欠品を生じますし、多ければ過剰在庫(資金の固定化・商品の不良化)となります。
 在庫補充発注の方式は一般的に4種類(ASPACの在庫管理参照)ありますがASPACでは『不定期不定量発注方式』を採用しています。
 これは、必要な時に、必要な数量を発注する方式です。
 この方式を簡略的に説明すると、商品ごとに発注点数量と最大在庫数量を決めてマスタに登録し、在庫数量がその発注点数量を割り込んだときに最大在庫数量にまで戻すための発注数量を計算し発注する仕組みです。
 しかしこの方法では、商品の需要状況に応じて、数千〜数万点の商品の発注点数量、最大在庫数量のメンテナンスが必要となり、実際のシステム運用ではなかなか上手く行きません。
 ASPACでは、商品ごとの過去の出荷実績より発注点数量並びに発注数量を自動計算する仕組みを提供しています。
 また、メーカーとの発注取引条件(数量、金額)を加味した発注数量計算、メーカーの休日を考量した発注数量計算もおこないます。

 つづいて入荷処理について説明します。

入荷処理について

 入荷処理は、メーカーから納品される商品を受け入れる業務です。
 納品された商品を発注情報と照合し、入荷情報として販売管理システムに登録します。
 入荷処理は、発注情報にもとづいた入庫準備(置き場所の確保、人員配置)、入荷商品の検品、システムへの入荷情報登録、ロケーションへの商品の棚入れの順序でおこないます。

 先ず、入庫準備では物流センタの担当者が翌日入荷される商品の数量を確認し、置き場所の整理や、入荷作業人員の配置検討をおこないます。

 次に商品の検品では、発注どおりの商品と数量が入荷されているかについて確認を行います。商品に汚れがないか、食品の場合には、賞味期限のチェックも検品作業に含まれます。

 検品結果は販売管理システムに入荷情報として登録します。
 ASPACでは、入荷入力画面による入荷情報登録とハンディターミナルを用いた登録の2種類の機能を用意しています。ハンディターミナルを利用する場合には、商品のバーコードをスキャンすることで発注情報との照合と入荷情報の登録を一度におこなうことができます。
 賞味期限日付の入力もおこなえ、受入可能な日付か否かのチェックもおこなえます。
 入荷した商品は、次の出荷のために、所定のロケーションに保管(棚入)します。ASPACでは、入荷検品時に棚入シールを出力でき、それを商品に貼り付けることで、スムーズな商品の棚入れを行うことができます。

在庫管理について

 卸売業は、得意先の必要に応じて商品を納品するのが仕事ですから、その商品の在庫管理は、卸売業にとって、一番重要な課題です。
 欠品が多いと機会損失はもちろんのこと、得意先からの信用失墜を招きます。
 ここでは販売管理システムを導入し在庫管理をおこなうためのポイントについて説明します。
 先ず、一番重要なのは、正確な在庫情報の把握です。在庫数量情報は、受注時の在庫確認や、発注業務における発注数量の計算などに用いますから、正確な情報でないと各業務に支障をきたします。そのためには、日常的に、商品の入出荷や移動などの荷動きに応じたリアルタイムなシステム処理(入力)が必要です。
 また、在庫数量は「欠品を防止し、かつ過剰にならない」適正な在庫数量を維持しなければいけません。そのためには発注業務における商品の適正な発注数量計算が必要です。「経験と勘」だけに頼らない、過去の出荷状況に基づいた統計的発注数量計算や、特需(特売)などを加味した発注数量計算をおこなう必要があります。
 次に金額の面から在庫管理について説明します。在庫は卸売業の資産です。この資産(在庫金額)は「在庫数量×商品評価単価」で計算されます。決算時には棚卸を実施し、実際の商品の在庫数量を数えて確定します。在庫金額はその確定した在庫数量より計算します。
 この在庫金額は卸売業の経営数値(会計)に大きく影響します。
 過剰な在庫は資金の固定化など財務上の問題を生じさせます。在庫の効率を推し測る指標(在庫回転率・期間)などを用いて過剰在庫を防止することが必要です。また、滞留在庫(不動在庫)についての管理基準を設け、早期に対策を講じ、在庫不良化(デッドストック)による損失を防止することも在庫管理の重要な仕事です。

 ASPACは以上の、卸売業の在庫管理業務を支援します。
 ASPACの在庫管理の詳細は「ASPACの在庫管理」を参照ください。

ASPAC業種・業態別「販売管理システム」シリーズ

ASPAC−消費財卸 「日用品・家庭用品 卸売業向け」

 日用品・家庭用品を小売店に納品される卸売業のための販売管理システム

ASPAC−食品・菓子卸 「食品・菓子 卸売業向け」

 加工食品・菓子を小売店に納品される卸売業のための販売管理システム

ASPAC−生産財卸 「管工機材・建築資材 卸売業向け」

 管材や建築資材を施工業者、代理店に販売される卸売業様向けの販売管理システム

ASPAC−医療材料・機器卸 「医療材料・医療機器 卸売業向け」

 医療材料・消耗品・機器を病院に納品される卸売業向けの販売管理システム

ASPAC−理美容卸 「理美容商品 卸売業向け」

 頭髪化粧品、器具などを美容サロンや理髪店に納品される卸売業向け販売管理システム

ASPAC−紙卸 「洋紙・板紙 卸売業向け」

 洋紙・板紙・ロール紙を印刷業者などに販売される紙卸・代理店向け販売管理システム

ASPAC−ねじ卸 「ねじ 卸売業向け」

 ねじを専門店、メーカーなどに販売されている卸売業向け販売管理システム


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